In Deutschland erhalten Erwerbstätige, die bei ihrer Arbeit das Internet nutzen, täglich ungefähr 53 geschäftliche E-Mails. Dies zeigt eine repräsentative Befragung des Digitalverbands Bitkom, die im Januar 2026 veröffentlicht wurde. Gemäss dieser Erhebung hat sich die Menge der E-Mails im Arbeitsalltag seit dem Jahr 2021 fast verdoppelt.
Diese Entwicklung lässt sich ebenso auf die Schweiz übertragen. Schweizer Angestellte wenden einen grossen Teil ihrer täglichen Arbeitszeit dafür auf, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Dadurch geht häufig viel Zeit verloren, die für produktive Tätigkeiten hätte genutzt werden können.
Um die Effizienz bei der E-Mail-Kommunikation zeitlich zu steigern, empfiehlt sich ein Blick auf die folgenden Ratschläge.
Sicherheit spart langfristig Zeit
Die Kommunikation per E-Mail verläuft im Prinzip wie der Postweg – allerdings direkter und rascher. E-Mails sind jedoch nicht mit einem Brief gleichzusetzen, wie viele annehmen dürften. Ein Brief ist verschlossen und kann nicht von beliebigen Personen mitgelesen werden.
Eine unverschlüsselte E-Mail gleicht hingegen eher einer virtuellen Postkarte. Die darin vom Absender hinterlegten Informationen sind nicht nur für den Empfänger einsehbar. Sie können auch von E-Mail-Anbietern oder unbefugten Dritten ausgelesen werden und so in falsche Hände geraten.
Besonders in der Kommunikation von Unternehmen und Behörden können auf diese Weise schwerwiegende Schäden wie Datenlecks entstehen. Diese ziehen nicht nur einen Reputationsverlust nach sich, sondern kosten auch Zeit.
Wer schützenswerte Daten stattdessen in einer verschlüsselten E-Mail verschickt, kann solche Gefahren abwenden. Sowohl die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als auch die Null-Zugriff-Verschlüsselung verhindern, dass andere Personen als der Absender und der Empfänger Zugriff auf den Inhalt der virtuellen Nachricht erhalten.
Fixe Kommunikationszeiträume schaffen Effizienz
Das Modell der Vier-Tage-Woche stösst in zahlreichen Ländern auf Zustimmung – so auch in Deutschland und in der Schweiz. Eine Voraussetzung für dieses Modell ist jedoch eine effizientere Nutzung der täglichen Arbeitszeit.
Wenn über den Tag verteilt fortlaufend E-Mails gelesen und beantwortet werden, geht dadurch viel Zeit verloren.
Sinnvoller ist es, feste Zeitfenster für die E-Mail-Kommunikation einzuplanen. So können sich Angestellte beispielsweise am Morgen zwischen 9.00 und 10.00 Uhr sowie am Nachmittag zwischen 14.00 und 15.00 Uhr Zeit nehmen, um ihre geschäftliche E-Mail-Korrespondenz abzuwickeln.
Wer Nachrichten hingegen sofort nach dem Eintreffen beantwortet, signalisiert nicht nur eine ständige Erreichbarkeit. Gerade in Unternehmen kann eine sofortige Reaktion auf nicht dringliche E-Mails auch auf ein mangelhaftes Zeitmanagement hindeuten.
Aus diesem Grund ist es ratsam, die Benachrichtigungsfunktion für E-Mails zu deaktivieren und E-Mails ausschliesslich in den dafür vorgesehenen Zeitfenstern zu bearbeiten.
Wichtig dabei: Schweizer verbringen im Durchschnitt zwar ein Viertel des Tages im Internet. Dennoch sollten geschäftliche E-Mails nicht vor dem Beginn und nach dem Ende der Arbeitszeit beantwortet werden. Wenn sich die Arbeitszeit ständig mit dem Privatleben vermischt, steigt letztlich das Risiko für beruflichen Stress und die damit einhergehenden gesundheitlichen Symptome.
Die Priorisierung von E-Mails verbessert die Übersicht
Treffen an einem gewöhnlichen Arbeitstag mehr als 50 E-Mails im virtuellen Postfach ein, kann es für die Empfänger schwierig sein, diese effizient abzuarbeiten. Daher ist es ratsam, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die eingegangenen Nachrichten nach ihrer Priorität zu sortieren.
Dringende E-Mails, die keinen Aufschub dulden, sollten folglich zuerst bearbeitet werden.
Angestellte sollten sich jedoch bewusst sein, dass nicht jede dringende Nachricht auch wichtig ist. Wenn ein Absender um eine rasche Antwort bittet, die E-Mail jedoch weniger relevant ist, kann die Beantwortung aufgeschoben oder delegiert werden.
Ebenso gibt es wichtige, aber nicht dringende Nachrichten. Dabei kann es sich um geschäftliche Anfragen handeln, die zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet werden können. Damit diese in der nachfolgenden Nachrichtenflut nicht untergehen und in Vergessenheit geraten, empfiehlt es sich, diese E-Mails zu terminieren.
Zuletzt erhalten viele Angestellte auch Nachrichten, die weder wichtig noch dringend sind. Diese können direkt gelöscht werden.
